פודקאסט 626: כיצד להסיר כל היבט בחיי העבודה שלך

{h1}


כשאתה חושב על צמצום, אתה בטח חושב על חיי הבית שלך, ולנקות את מגירת הזבל והארונות שלך. אבל יש גם דרכים לבטל את חיי העבודה שלך ולסדר את ההיבטים הפיזיים והדיגיטליים שלהם.

האורח שלי היום מסביר את אמנות תרגול המינימליזם בחייכם המקצועיים בספר שחיבר יחד עם המומחית לארגון מארי קונדו. שמו הוא סקוט סונשיין, הוא פרופסור לעסקים וניהול, וספרו הוא שמחה בעבודה. סקוט ואני מתחילים את שיחתנו בפירוק היתרונות של שמירת חיי העבודה שלך מסודרים ומסודרים ואז עוברים כיצד לעשות זאת בכל הנוגע למרחב העבודה הפיזי שלך. סקוט חולק שלוש שאלות לשאול את עצמך כשאתה מבטל את המשרד שלך כדי לעזור לך להחליט אילו פריטים לשמור ואיזה לזרוק. אנו לוקחים בצד שימושי כיצד לזרוק את יצירות האמנות של ילדיכם בפחות אשמה. לאחר מכן נעבור כיצד לפשל את חיי הדיגיטל שלך על ידי ניקוי תיבת הדואר הנכנס והסמארטפון שלך. אנו מסיימים את הדיון בכמה תחומים שאולי לא תחשבו עליהם מבחינת העומס, אך ככל הנראה זקוקים לסידור: הפעילויות, ההחלטות, הרשת והפגישות שלכם.


אם אתה קורא את זה בדוא'ל, לחץ על כותרת ההודעה כדי להאזין למופע.

הצג נקודות עיקריות

  • היתרונות של שמירה על חיי העבודה שלך מסודרים
  • כיצד למנוע מסדרון להפוך לסתם עוד כלי סחבת
  • טיפים לארגון שטח המשרד הפיזי שלך
  • טיפול במלאכות ויצירות אמנות סנטימנטליות לילדים
  • איך אפשר לשמור על ניירת מסודרת ומסודרת?
  • כיצד העומס הדיגיטלי שינה את משחק הסידור?
  • ניהול תיבת הדואר האלקטרוני העמוסה שלך
  • מהו 'עומס פעילות'?
  • אתה יכול לבטל את החלטותיך?
  • איך אתה יכול לסדר את הרשת שלך?
  • הפיכת פגישות לטובות יותר

משאבים / אנשים / מאמרים שהוזכרו בפודקאסט

שמחה בעבודה לארגון חייך המקצועיים מאת מארי קונדו.

התחבר עם סקוט

האתר של סקוט


סקוט בטוויטר

סקוט באינסטגרם


האזינו לפודקאסט! (ואל תשכחו להשאיר לנו ביקורת!)

פודקאסט של אפל.

מְעוּנָן.


ספוטיפיי.

סטיצ


פודקאסט של גוגל.

האזינו לפרק בעמוד נפרד.


הורד את הפרק הזה.

הירשם לפודקאסט בנגן המדיה על פי בחירתך.

האזן ללא מודעות סטיצ'ר פרימיום; קבל חודש חינם כאשר אתה משתמש בקוד 'גבריות' בקופה.

נותני חסות לפודקאסט

לחץ כאן כדי לראות רשימה מלאה של נותני החסות שלנו לפודקאסט.

קרא את התמליל

ברט מקיי: ברוך הבא למהדורה נוספת של הפודקאסט של אמנות הגבריות. כשאתה חושב על צמצום, אתה בטח חושב על חיי הבית שלך ולנקות את מגירת הזבל או את הארון שלך. ישנן גם דרכים לבטל את חיי העבודה שלך ולסדר את ההיבטים הפיזיים והדיגיטליים שלהם. האורח שלי היום מסביר את האמנות לתרגל מינימליזם בחייכם המקצועיים בספר שחיבר יחד עם המומחית לארגון, מארי קונדו, שמו הוא סקוט סוננשיין, הוא פרופסור לעסקים וניהול, וספרו הוא שמחה בעבודה. סקוט ואני מתחילים את שיחתנו בפירוק היתרונות של שמירת חיי העבודה שלך מסודרים ומסודרים ואז עוברים כיצד לעשות זאת בכל הנוגע למרחב העבודה הפיזי שלך. סקוט חולק שלוש שאלות לשאול את עצמך כשאתה מסרב למשרד שלך, כדי לעזור לך להחליט אילו פריטים לשמור ואיזה לזרוק, ואנחנו גם לוקחים בצד שימושי כיצד לזרוק את יצירות האמנות של ילדיך בפחות אשמה. לאחר מכן נעבור כיצד לדחות את חיי הדיגיטל שלך על ידי ניקוי תיבת הדואר האלקטרוני והסמארטפון שלך. ואנחנו מסיימים את הדיון שלנו בכמה תחומים שאולי לא תחשבו עליהם מבחינת העומס, אך כנראה תזדקקו לסידור, כולל הפעילויות שלכם, ההחלטות שלכם, הרשת והפגישות שלכם. לאחר סיום המופע, עיין בהערות המופע שלנו בכתובת aom.is/declutterwork. סקוט מצטרף אלי עכשיו דרך Clearcast.io.

סקוט סוננשיין. ברוך שובך להופעה.

סקוט סוננשיין: תודה רבה שחזרת אותי.

ברט מקיי: אז עלינו לפני שלוש שנים לדבר על הספר שלך Stretch: Unlock the Power of Less. הוצאת ספר חדש והוא נקרא שמחה בעבודה: ארגון החיים המקצועיים שלך. ועם הספר הזה התחברת למארי קונדו, שהיא המפורסמת הגברת היפנית שגרמה למיליוני אמריקאים לאסוף את הצ'וצ'קים שלהם בביתם, ושואלת האם זה מעורר שמחה. ואתה עוזר לאנשים להיות מסודרים יותר, ואני סקרן, איך אתה ... איך נוצרה השותפות הזו, לקחת את הרעיונות של מארי לגבי מינימליזם ולשמור על דברים מסודרים ולהחיל אותם על העבודה, על חיי העבודה שלנו?

סקוט סוננשיין: ובכן, המחקר והכתיבה שלי היו בכוח של פחות וכיצד נוכל לחיות חיים משמעותיים ולקיים קריירה מצליחה כאשר אנו מתמודדים עם כל מיני אילוצים ואתגרים. ובמתיחה, מה שאני עושה זה שאני מסביר שרבים מההישגים הגדולים ביותר שלנו והרגעים המספקים ביותר קורים כאשר אנו מפיקים את המיטב מהמשאבים שלנו לעומת ניסיון לרכוש עוד ועוד דברים, כסף, זמן, מידע וכו '. ומארי למדה על מתיחה, היא יצאה בפברואר 2017. ובמרץ היא יצרה איתי קשר ורצתה ללמוד עוד כיצד הרעיונות בספרי תואמים את מה שהיא עושה בעבודתה ומה חלק מהמדע היה אומר על נקודת המבט המסודרת שלה. אז היא הזמינה אותי לביתה, היא התגוררה אז באזור סן פרנסיסקו, וניהלה שיחה נחמדה במשך כמה שעות על תה יפני נחמד, ודיברה על כך שהיבטים שונים בעבודה שלנו משלימים מאוד. ובסוף אותה פגישה החלטנו שנמשיך לכתוב ספר על העבודה.

ברט מקיי: ובכן, זה סיפור מגניב, כי כשראיתי אותו לראשונה, כמו, 'איך זה קרה?' אתה יודע? אני תמיד סקרן כאשר השותפויות הייחודיות הללו מופיעות. אז היא הגיעה אליך, וכך כשהתחלת להסתכל על זה, כשהתחלת לארגן את הספר, התחלת לחשוב על הספר הזה ביחד, אתה מתחיל לדבר על היתרונות של חיי העבודה שלנו כשאנחנו מסודרים. אז יש לה את הפילוסופיה שלה, והיה לך את המחקר המדעי הזה כדי לגבות את זה. מה היתרונות של חיי העבודה שלנו כשאנחנו מסדרים את הדברים שם?

סקוט סוננשיין: ובכן, אני חושב שהדבר הראשון שיש להבין הוא שיש נזק אמיתי שמקורו בבלגנים, במיוחד במקום העבודה, ולכן סקרים מראים שכ- 90% מהאמריקאים מאמינים שהבלאגן הגופני פגע בהם, ומתברר שהם צודקים. . אנו יודעים ממחקרים פיזיולוגיים כי העומס הפיזי סביב מגביר את רמות הקורטיזול, זה גורם לנו לחוסר מצב רוח. ואז מעבר לפיזי, יש רק כל מיני בלגנים אחרים בעבודה שאנחנו מתמודדים איתם, טובעים במיילים או בפגישות מסודרות בצורה גרועה. רק הצעת החוק השנתית בארה'ב לפגישות מסודרות בצורה גרועה היא כ -400 מיליארד דולר בשנה באיבוד התפוקה. אז כשאנחנו מסדרים, אנחנו עורכים דברים ואנחנו מקבלים כמה יתרונות חשובים. אז הראשון והחשוב ביותר הוא שאנחנו פשוט מרגישים טוב יותר. לכן, הסידור הוא על בחירה מכוונת לגבי איך נראית הסביבה שלנו, אילו פעילויות אנחנו עושים. וכשאנחנו עושים את זה זה נותן לנו יותר סיפוק בעבודה מכיוון שאנחנו מרגישים יותר בשליטה בעבודה שלנו, ואנחנו יודעים מהמחקר שתחושת השליטה הזו היא אחד המניעים האנושיים הבסיסיים ביותר.

מעבר להרגשה טובה יותר, אנחנו גם פרודוקטיביים יותר מכיוון שאנחנו פשוט לא מבזבזים את הזמן שלנו בחיפוש אחר דברים, בין אם זה דברים פיזיים ובין אם דברים במרחב הדיגיטלי שלנו, הזמן שלנו מושקע יותר בפגישות ובשאר ימינו. ואז, לבסוף, הייתי אומר שהמוניטין שלנו משתפר, ואנחנו יודעים ממחקרי תפיסה שאנשים יותר מסודרים נתפסים על ידי אחרים כאינטליגנטים יותר, עובדים יותר קשה וגם אדיבים יותר.

ברט מקיי: גוטצ'ה. כן, הרעיון הזה שזה גורם לך להרגיש טוב יותר. הייתי עוזר מחקר של פרופסור בבית ספר למשפטים, והוא באמת היה בית הספר הישן. וכך כאשר אחקר דברים באינטרנט, הוא היה רוצה שאדפיס דפי אינטרנט. והוא אסף, וכך במקום שיהיו לו דברים במחשב שלו, היו לו רק ערימות וערימות וערימות נייר בכל מקום. והיית נכנס למשרד שלו והיית צריך קצת לנווט, כאילו זה היה מבוך קטן, ופשוט הרגשתי ממש ... אני לא יודע, הרגשתי רע. פשוט הרגשתי כמו קטנה וצפופה וזו לא הייתה חוויה נעימה ללכת למשרד, תמיד ניסיתי להיכנס לשם רק כשאני בהחלט צריכה להיכנס לשם.

סקוט סוננשיין: ובכן, כפרופסור, אני שומע מאיפה הוא בא, והייתי אומר שגם רוב הקולגות שלי הם כאלה. אנו נוטים להיות מהאגרנים הגרועים שיש שם, ולא רק של ניירת, אלא במיוחד עם ספרים. ובעצם, אמרתי שאחד הדברים שעשיתי כשהתחלתי להחליט לעבוד עם מארי, אני באמת צריך לגלם את נקודת המבט שלה כדי לוודא שאוכל להמשיך לכתוב איתה ספר. אז עברתי במשרד שלי, שכנראה נראה דומה מאוד למשרד [צחקק] שעליו דיברת רק כשהיית עוזרת מחקר, והבעיה שלי הייתה ספרים. והיה לי, אני לא יודע, לפחות כ -400 ספרים שם, והשליכתי את כולם על הרצפה, והרמתי כל אחד והתחלתי להרהר אם הספר הזה עדיין חשוב לי או לא. אם זה עדיין עורר שמחה, אם זה עדיין היה שימושי. והבנתי שכל כך הרבה מהספרים האלה היו רק שרידים של פעם, הם היו פרויקטים קודמים שעשיתי, או פעילויות או תחומי עניין אחרים שהייתי בעבר ולא חשובים לי יותר, ובסופו של דבר נפטרתי מכמחצית של ספרי ותורם אותם והופכים את המרחב שלי למאורגן הרבה יותר, אז אני שומע אותך ב ... כמה ממשרדי הפרופסור האלה הם נוטים להיות מהעבריינים הגרועים ביותר, אני חושב. [צחקוק]

ברט מקיי: אבל קראתי מחקרים שבהם כתוב שסביבות מבולגנות יכולות לגרום לנו להיות יצירתיים יותר. האם יש בזה משהו?

סקוט סוננשיין: הו כן. וזו שאלה טובה כי כמובן, הרבה מהעבודה שלי והרבה עבודה של אנשים אחרים באמת תלויה ביצירתיות, ויש את הרעיון הזה או את האמונה העממית הזו שמבולגן רק מעורר ויצרתי יצירתיות. למען ההגינות, יש מחקר שנעשה, שמראה שבלגנים יכולים ליצור קצת יצירתיות. אך הדרך בה נעשה מחקר זה היא התבוננות בהבדלים בין מה שהם מכנים 'חדר מסודר' לבין 'חדר מסודר', ולמה שהם מתכוונים זה המקום שבו הדברים מוכנסים למעשה לחדר לעומת הכמות העצומה. של מה שיש בחדר. ואחד הדברים שאתה מקבל כשאתה מסדר את זה שאתה עושה בחירות מכוונות כדי לשמור על דברים שאתה אוהב בסביבת העבודה שלך וביומן שלך. וזה מכניס אותך למרחב ראש שבאמת תורם לעורר יצירתיות מכיוון שהוא מגביר רגשות חיוביים. כינו את ספרנו 'שמחה בעבודה' מכיוון ששיטה זו נועדה להביא לתחושות משמחות יותר לאורך כל יום העבודה, וכרגש חיובי, שמחה מרחיבה את מחשבותינו ומרחיבה את היצירתיות שלנו.

ברט מקיי: אז אתה מתכוון, אז, סידור בהחלט גורם לך להרגיש טוב. 'כי בכל פעם שאני מרגיש רע, ואני לא בשליטה, בדרך כלל הדבר שאתה רוצה לעשות הוא מסודר, וזה מרגיש נהדר. אבל שמתי לב גם שהשתמשתי בו ככלי דחיינות. זה כאילו שאם משהו קשה ולא נוח וקשור לעבודה, ואני ממש לא רוצה לעשות את זה, אני מוצא את עצמי מארגן את מגירת השולחן שלי. איך מונעים סדר, כי זה, כמו שאמרת, זה מרגיש טוב, להפוך לכלי להתמהמה איתו?

סקוט סוננשיין: אז עם סדר, מה שאתה מקבל זה תהליך שכשאתה עושה את זה פעם אחת, אתה באמת לא צריך לעשות את זה שוב. מארי אוהבת לדבר על כך שאנשים שמסדרים פיזית לא חוזרים. ומה שהיא מתכוונת בכך זה שהם לא בסופו של דבר עם הרבה בלאגן שיגרום להם להיות חייבים להתחיל את התהליך הזה מחדש. בצד הלא פיזי, למשל, אני מדבר על מה אתה יכול לעשות עם תיבת הדואר הנכנס שלך. ואנשים שיש להם תיבת דואר נכנס מסודרת הם לא האנשים שבודקים כל הזמן את הדוא'ל שלהם ומסיחים את דעתם ומנסים להעביר דברים לתיקיות שונות כדרך להימנע מעבודה. למעשה, דבר אחד שתוכלו לחשוב עליו הוא שעומס הוא הכלי האולטימטיבי לדחיינות. מכיוון שבמקום לעשות את מה שאנחנו אמורים לעשות בעבודה שלנו, במקום לעסוק בעבודה שאנחנו אוהבים, בסופו של דבר אנחנו מבולבלים בעצמנו בין אם זה רק שיש דברים נוספים בסביבה, שיהיה לנו עוד דברים בלוחות השנה שלנו, הולך ליותר פגישות כדרך לא לעשות את העבודה שאנחנו צריכים לעשות.

יש את התפיסה הזו שאצל אנשים מסוימים, דוא'ל הפך לתפקיד שלהם כשהמציאות היא, שדוא'ל הוא פשוט כלי לביצוע עבודתם. אז זה העומס עצמו שנוטה להיות כלי הסחבת. וברגע שאתה מפתח מערכת לסידור ואתה עושה את זה פעם אחת, יש צורך בתחזוקה מועטה. אז זה לא הופך להיות הדבר הזה שתמיד תוכל לפנות אליו ולומר, 'אוקיי, תן ​​לי לארגן מחדש את השולחן שלי ולסדר אותו שוב.' אם עשית זאת פעם אחת כראוי, אינך צריך לעשות זאת שוב.

ברט מקיי: ימין. אז אם אתה לא צריך לעשות את זה שוב ואתה רוצה להתמהמה, אתה צריך למצוא משהו אחר לעשות.

סקוט סוננשיין: אתה צריך למצוא משהו אחר.

ברט מקיי: אתה לא יכול להשתמש, 'אה, עשיתי כאן משהו טוב.' בְּסֵדֶר. אז הספר הזה מחולק לשני חלקים על החלק כיצד לבצע. אז המעשי מאוד. והראשון הוא ארגון המרחב הפיזי שלך, ואז ארגון החיים הדיגיטליים שלך. בואו נדבר על מרחב העבודה הפיזי. באיזה סוג דברים אנו מתמקדים כאן?

סקוט סוננשיין: ובכן, במרחב הפיזי, אנחנו מדברים על דברים כמו ספרים, ניירת, והקטגוריה השונות הזו, שנוטה להיות הרבה דברים. זה יכול להיות ציוד משרדי. זה יכול להיות מכשירים אלקטרוניים או מיתרי מכשירים אלה. לפעמים יש פריטים ספציפיים לתפקיד. אז אולי דוגמאות מוצרים או ביטחונות ללקוח, פריטי טיפול אישי שאתה יכול להביא למשרד או לעבוד מהבית, בחלל הבית שלך שנמצא בסביבת העבודה שלך. ואז אוכל. וכך אלה הדברים הפיזיים העיקריים שהייתם צריכים בסביבת העבודה שלכם שתוכלו לסדר.

ברט מקיי: כשאתה ומארי עבדת על הספר הזה, ואני בטוח שאתה מדבר עם אנשים על איזה דברים צורכים ... מה היה סוג העומס, העומס הפיזי, שבאמת גרם לבעיות רבות בסביבת העבודה הפיזית של אנשים?

סקוט סוננשיין: ובכן, אני חושב שניירת היא גדולה. יש את התחושה הזו שאנשים פשוט רוצים להחזיק בניירת. אבל אז, לדעתי, לכל אחד יש את הדבר האידיואינקרטי שלו. אז פריטי אוכל זה עוד אחד גדול. יש אנשים שיש להם מזווה בסביבת העבודה שלהם ויש להם רק הרבה אוכל, חלקם כבר הרבה מעבר לתאריך התפוגה. ציוד משרדי הוא עוד אחד גדול. כמה אטבים אתה באמת צריך בשולחן העבודה שלך? האם אתה באמת צריך יותר מקומץ עטים? אבל יש אנשים שיהיו להם עשרות, אם לא יותר מכל העטים האלה. אז אני חושב שיש שם מגוון רב. אבל אני חושב שהנושאים הכלליים הם: יותר מדי ניירת, יותר מדי ציוד משרדי, ואז משהו ייחודי בדרך כלל לאדם, בין אם זה אוכל לאדם אחד או אולי פריטי טיפוח אישיים לאדם אחר.

ברט מקיי: כן, ספרים הם בעיה גדולה עבורי כי אנשים, חברות והוצאות לאור תמיד שולחות לי ספרים, והם מסתדרים. ואז אני תמיד כמו, 'אני צריך להחזיק בזה. זה ספר.' אבל, כן, לפעמים יהיו לי רק ערימות וערימות וערימות לפני ... עד שזה יהיה כל כך מכריע, אני צריך פשוט לתרום את כולם לספרייה.

סקוט סוננשיין: כן. וגם ספרים שוב עבורי כפרופסור הם ממש קשים, אבל אז אתה מבין שמישהו אחר יכול להפיק תועלת גם מהספר, ולכן אולי זה מדבר אליך בשלב מסוים או אולי זה אפילו לא מדבר אליך, ואתה יכול לתת את זה למישהו אחר. הייתי אומר דבר נוסף שכנראה שווה אזכור הוא רק המאבק בכך. לאנשים, במיוחד עם ילדים, יש פריטים סנטימנטליים. ואני יודע שגם אני נאבקתי בזה, שהוא יצירות האמנות של הילדים שלי. ויכולות להיות לך יצירות אמנות שחוזרות 10 שנים אחורה, ואתה נאחז בכל מה שעשה ילדך, ואתה גאה בזה, ואתה צריך להיות גאה בזה. אבל אנשים באמת מתקשים להיפרד מהפריטים האלה. ואלה מסתדרים עם הזמן, במיוחד אם יש לך יותר מילד אחד.

ברט מקיי: אני חושב שהייתה כותרת בצל בה היא הייתה: 'אמא שואלת בת 30 אם היא רוצה תיקייה מלאה ביצירות אמנות בחטיבת הביניים.' ואני חושב שכל אדם יכול להתייחס לזה כי אני בטוח שאמא של כל אדם שמרה על יצירותיהם בחטיבת הביניים. [צחקק] והם כמו, 'למה שמרת את זה?' 'טוב, חשבתי שתצטרך את זה יום אחד.' זה כמו, 'אני כבר לא צריך את זה.'

סקוט סוננשיין: כן. יש למעשה מחקר, מחקר ממש מרתק עם טריק פשוט כאשר אתה נאבק עם השלכת פריטים סנטימנטליים, מה שהמחקר מראה שצילום זה מקל על היפטרות מהשריד הפיזי. אז ברור שאתה מצלם וזה תופס קצת מקום, אבל זה הרבה יותר טוב מאשר לשמור על הפריט הפיזי. אז אם ... אם זה במשרד, אם זה בביתכם, צילום תמונה של אותו פריט סנטימנטלי נוטה לתת לעצמכם אישור להשליך את הפריט הפיזי כאשר הוא כבר לא מעורר עבורכם שמחה.

ברט מקיי: ובכן, אני עושה את זה עם יצירות האמנות של הילדים שלי, אני אצלם את זה כי הילדים שלך מכינים לך דברים והם כמו, 'הנה, אני נותן לך את זה.' וזה בעצם אותו רישום שעשו שוב ושוב, ואספתם 20 מהם בשבוע האחרון. ואז אם אתה זורק את זה, אתה לא יכול לזרוק אותו, כי הילד שלך דומה, 'למה זרקת את זה? לא אהבת את הדבר שלי? ' אז מה שאני עושה זה שאני מצלם את זה לפני, כי אני רוצה להמשיך בזה, זה נחמד לראות את זה. או שאסרוק את זה. זה דבר אחר שאעשה.

סקוט סוננשיין: כן, אז כל אלה הם כלים טובים. ואז אתה יכול לזרוק אותו בחשאי ומקווה שהם לא ישימו לב, נכון? [צחקוק]

ברט מקיי: ימין. שים אותו בתחתית פח הזבל. אז עם ניירת, יש שם טיפים לשמירה על כך שמסודר ונטול העומס?

סקוט סוננשיין: ובכן, המציאות היא, שרוב הניירת, אנחנו פשוט פשוט לא צריכים להחזיק. ניתן לבצע דיגיטציה של רוב הדברים, איננו צריכים לספר את הכל, אם אין צורך בכך. אנו עוברים תהליך בן שלושה שלבים, כך שבניגוד לבית, שבו אתה יכול פשוט לשאול, האם זה מעורר שמחה? ואז החליט אם אתה רוצה לשמור את זה או לא. בעבודה, וזה נכון לגבי העומס הפיזי, וזה נכון גם לגבי העומס הלא פיזי, אנחנו בעצם עוברים שלוש שאלות. אתה צריך לשאול, ראשית, האם פריט זה הכרחי לתפקידי? יש כמה דברים שאנחנו פשוט צריכים לשמור כי הם חלק מעבודתנו. שני: האם זה מועיל לעתיד משמח? ולפי זה, מה שאנו מתכוונים זה אולי זה יעזור לך להתקדם בקריירה שלך או שזה ילמד אותך משהו שאתה רוצה לדעת, אבל זה יעזור להביא לעתיד מסוג זה שתמצא שמחה. ואז השלישי, האם זה מעורר שמחה? ואם אתה עונה בחיוב על אחת משלוש השאלות האלה, אז שווה לשמור פריט. עבור הרבה ניירת, התשובה היא לא לשלושת אלה, וניתן לגרוס אותם או להשליך אותם. אם אתה עדיין צריך לשמור אותו, סריקה זה נוטה להיות טובה יותר מאשר שהעותק הפיזי יהיה שם.

ברט מקיי: ויש המון ... אתה יכול להיכנס לאינטרנט, אנשים פיתחו מערכות לדיגיטציה של הניירת שלך, אם אתה צריך לעשות את זה, שם אתה יכול פשוט לקנות סורק ואז לסרוק אותו, והוא עובר לתיבת דואר נכנס דיגיטלית איפשהו. וזה שם אם אתה צריך את זה, אבל זה לא תופס את המרחב הפיזי שלך. אז עם מרחב פיזי, די קל. אז רק דברים שעומסים על שולחן העבודה שלך, אז כשאתה עושה את זה, זה כמו ... אמרת שזה לא אמור להיות תהליך מתמשך, איך אתה יודע מתי תסיים? איך אתה יודע מתי אתה מסודר מספיק במרחב הפיזי שלך? או אפילו זה יכול לחול על המרחב הדיגיטלי.

סקוט סוננשיין: כן, אז מה שאתה צריך לעשות הוא שאתה חייב שיהיה לך מקום ההתחלה שלך, כל כך סוג של התחלה הראשונה שלך, ואתה צריך לעשות את זה סוג של פרק זמן דחוס. זה לא תהליך שבו אתה מבלה שעה השבוע, שעה בשבוע הבא. יש תחושה שצריך לשים הכל במקום אחד מכיוון שחלק גדול מהשיטה הוא להבין כמה יש לך, אם זה כמה דברים פיזיים יש לך, כמה הודעות דוא'ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, כמה פגישות אתה נכנס כל שבוע. אז אתה רוצה להכין את הערימות האלה, פשוטו כמשמעו, את הערימות האלה, או באופן מטפורי את הכלונסאות האלה, אז זה תהליך שצריך לעשות בפרק זמן דחוס.

אז אתה עובר את התהליך הראשוני הזה של ... ובוא ניקח את המרחב הפיזי כדוגמה כאן. ותוכלו לבלות חצי יום על התהליך הפיזי, על ספרים, ניירת, דברים שונים ודברים סנטימנטליים. ואז אחרי זה, כשאתה עובר את התהליך הזה ואתה מיישם את שלושת הקריטריונים האלה שדיברנו עליהם: האם זה הכרחי? האם זה מועיל לעתיד המשמח? והאם זה מעורר שמחה? אתה לא רק בוחר מה לשמור, אתה גם מעביר לעצמך שיעור חשוב על מה שאתה מעריך, מה אתה מתעדף, איך אתה מבלה את הזמן שלך. וזו קבוצה של קריטריונים שהולכים להישאר איתך, שכשאתה נתקל במשהו בעתיד, זה יכול להיות פיסת נייר, זה יכול להיות בקשה לעשות משהו, זה יכול להיות דוא'ל, אתה הולך להיות מסוגל ליישם במהירות ובאופן מדויק ויעיל יותר את שלושת הקריטריונים המרכזיים הללו ולקבל את ההחלטה: האם זה פריט או פעילות שאני רוצה לשמור עליה? אז אחרי שתעבור את התהליך הראשון, שהוא החלק הכי גוזל בו, אחר כך הפנמת את הכללים האלה שמקבלים את ההחלטות הבאות כל כך הרבה יותר מהר, שלעולם לא תצטרך לחזור ולעשות את כל העבודה הראשונית ההיא שוב.

ברט מקיי: אז זה הופך לטבע שני עם תרגול, בעצם?

סקוט סוננשיין: כן בדיוק.

ברט מקיי: בשביל זה אתה הולך, בסדר. אז בואו נדבר על המרחב הדיגיטלי, כי המרחב הפיזי, אתה יכול לראות את הדברים, זה לפניך, אתה מכה עליו, אז אני חושב שאנשים מקבלים את זה, הם יכולים להרגיש את העומס. אבל גם החיים הדיגיטליים שלך יכולים להיות עמוסים. איזה סוג של דברים ... זאת אומרת, איך העומס הדיגיטלי שינה את משחק הסידור?

סקוט סוננשיין: ובכן, זה השתנה מאוד מכיוון שכיוון שרבים מהעולם עובר באופן מקוון ודיגיטלי, הרבה מהבלאגן מתרחש באופן טבעי, אז יש לנו תיבות דואר אלקטרוני ממולאות מדי, כוננים קשיחים עמוסים בקבצים וטלפונים. שמלאות באפליקציות שכל הזמן מצייצות ומזמזמות ומצפצפות עלינו ופשוט מעצבנות ומסיחות את דעתנו. כך שהאתגר הגדול יותר עם העומס הדיגיטלי ביחס לבלאגן הפיזי הוא שטח האחסון פשוט נראה אינסופי, ולכן כל כך מפתה לומר רק, 'תן לי פשוט לשמור הכל. למה אני צריך לטרוח להיפטר מכל דבר, כי יש לי מקום פחות או יותר בלתי מוגבל? ' אבל האתגר הוא שהבלאגן הזה יוצר אפקטים במורד הזרם. כך, למשל, לעולם לא למחוק קובץ בכונן הקשיח בסופו של דבר עמוס במערכת הקבצים שלך. זה מקשה על איתור המסמכים הדרושים לך. דוא'ל פשוט לוקח הרבה זמן ואנשים פשוט מתקשים למחוק כל דבר, שכאשר הם צריכים ... כאשר הם באמת צריכים דוא'ל שהיו צריכים לשמור, הם לא יכולים ... הם לא יכולים למצוא אותו. וטלפונים, רק על ידי יישומים קבועים כל הזמן הם פשוט ... אתה רק מספק סיבות נוספות לכך שהטלפון יפריע לך.

ואנחנו יודעים מהמחקר כי הפרעה אחת מטלפון יכולה לקחת עד 26 דקות עד שהמוח יתאושש ויחזור למקום בו הוא נמצא. אז זה לא שפיר רק לומר, 'יש לי שטח אחסון בלתי מוגבל, תן לי פשוט לשמור על כל הדברים האלה.' כל הדברים האלה הופכים להסחות דעת.

ברט מקיי: כן, אני יודע שכשהתחלתי להשתמש ב- Gmail בפעם הראשונה, זה באמת שינה את האופן שבו השתמשתי בדוא'ל כי זה היה בדיוק כמו, 'אה, אתה יכול פשוט לאחסן אותו בארכיון, ואז פשוט למשוך ... בצע חיפוש בגוגל, בעצם, בדוא'ל שלך תיבת הדואר הנכנס ומצא את כל מה שאתה צריך בכל פעם שאתה צריך את זה. ' אבל אז אתה צריך להתחיל לחשוב, 'האם יש לי את זה? האם זה בכלל דבר? ' אתה צריך להתחיל לתחזק קובץ בראש שלך, שיכול פשוט לגרום להרבה בעיות.

סקוט סוננשיין: כן, זה ממש נכון. וזה קיצוני. אני חושב שמחזיק השיא העולמי של גינס, בחור בשם ג'ואי מנסנאלה עם 4.2 מיליון מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלו. אבל אתה לא באמת צריך להיות ג'ואי כדי שיהיה לך בעיה. אני חושב שהרבה אנשים נאבקים עם העומס הדיגיטלי כי הם לא ... גם הם ... בסופו של דבר יש לך דרכים שונות שאנשים מטפלים בזה. יש אנשים שפשוט לעולם לא יעבדו אימייל. זה יישאר בתיבת הדואר הנכנס שלהם, ואם הם יצטרכו למצוא משהו, הם יצטרכו להסתמך על פונקציית החיפוש, שעשויה לעזור מעט, אבל הם עדיין יהיו עם הרבה להיטים שיהיו עליהם לעבור. אז לדוגמא, נניח שאתה עובד על מצגת PowerPoint עבור לקוח, ואתה מחפש 'סיפון', ובסופו של דבר צץ פרויקט שיפור הבית שלך. אז יש לך נושאים כאלה. ואז יש לך בעיות של לפעמים אתה רוצה להיות מסוגל להסתכל על קבוצה נושאית של הודעות דוא'ל, וזה גם קשה אם אתה פשוט שומר הכל.

אבל בקצה השני, יש לך אנשים שיש להם רק מאות ומאות תיקיות, שהתיקיות עצמן הופכות לבעיה פשוט לנסות ולחשוב, 'או, באיזו תיקייה זה נכנס?' או, 'באיזו תיקייה הם דוא'ל זה שהם צריכים להיכנס?' אז מה שאנחנו ממליצים כאן הוא להחזיק קבוצה מוגבלת למדי של תיקיות, אז לא יותר מ -10 תיקיות. יש המון ... המחקר על עיבוד דיגיטלי מראה שגם כאשר אתה מספק כמות עצומה של ראיות למישהו שמערכת אחת יעילה יותר מהמערכת בה הם משתמשים, הם פשוט עמידים מאוד בפני שינויים. אז אני חושב שבהיבט הזה של הסידור, אנחנו קצת יותר גמישים מאשר בחלק מההיבטים האחרים. אבל מה שאנחנו כן ממליצים עליו הוא להגביל את זה לכ -10 תיקיות שמשמעותיות עבורך. מבחינתי, בעצם יש לי שלוש תיקיות עיקריות. יש לי תיקיית פרויקט נוכחי, אלה דברים שאני עובד עליהם כרגע, ויהיה לי פרוייקט משנה לכל פרוייקט נוכחי שאני עובד עליו.

רק תיקיית רשומות, אלה רשומות דואר אלקטרוני שאני צריך ואז רק תיקיית עבודה שמורה בה יהיו לי דברים אחרים שאני צריך לשמור. ואז אתה יכול למחוק דברים או שלפעמים, כמו בעסק שלי יש דברים ורשומות שאני צריך לשמור עליהם במשך 10 שנים רק למטרות מדעיות. אלה יכולים לעבור לחלק נפרד מהדואר האלקטרוני שלך, כך שהם לא חוזרים כשאתה מחפש דברים אחרים ולא מסבכים את שאר השטח שלך. אבל אני חושב שאנשים צריכים לפחד פחות למחוק הודעות שהם כבר לא מתכוונים להשתמש בהם ולחשוב באמת על תיבת הדואר הנכנס בדיוק כמו שאתה חושב על שולחן העבודה שלך. 'זה מרחב שבו אני מעבד עבודה שאני עובד עליה כרגע. זה לא מקום לארכיון כל הקריירה שלי, מה שעשיתי בכל חיי וכל שיחה שניהלתי. '

ברט מקיי: ומה ההמלצה שלך על עיבוד? כי יש מערכות שונות שם כמו Inbox Zero, כך שכל יום, תיבת הדואר הנכנס שלך צריכה להיות אפס, והכל צריך להיקרא, להגיב, למחוק או להגיש איפשהו. מה דעתך על זה?

סקוט סוננשיין: כן, אז אני לא עושה תיבת דואר נכנס אפס. אני חושב שזה בסדר אם אנשים רוצים לעשות את זה. אני חושב שיש רק כמה הודעות שלוקח להן יותר מיום להגיב, ולכן הם יוצרים מגבלה מלאכותית ואומרים, 'אני לא מסיים את היום עד שאין לי הודעות בתיבת הדוא'ל שלי.' זה בעיני קצת קיצוני. אבל אם אתה חושב על 'בסדר, אלה הדברים שאני עובד עליהם כרגע', ואתה רוצה להשאיר אותם בתיבת הדואר הנכנס שלך, זה בסדר. אבל אתה לא רוצה שתיבת הדואר הנכנס שלך באמת תהיה גדולה ממה שאתה יכול לגלול על המסך כי זה יוצר רמזים חזותיים של מוחץ. ואתה מדליק את המחשב בפעם הראשונה בבוקר, ואתה לא רוצה לראות חבורה שלמה של בלאגן חזותי. זה שולח למוח כמה אותות שליליים למדי על הרגשת המום. אז אתה רוצה לשמור על זה מוגבל, אבל זה לא חייב להיות אפס. ואני ממליץ לעשות דוא'ל בכמה קבוצות ביום. כך זה יכול להיות בשעות הבוקר, אחר הצהריים, בסוף יום העבודה בשבילך, מה שעובד בשבילך. מה שאתה לא רוצה לעשות זה להרגיל את כל הדוא'ל שאתה מקבל, אתה מרגיש שאתה צריך להגיב ולבטל מיד. כי כשאתה עושה את זה, זה פשוט ישתלט על היום שלך וייצור בלגן הרבה יותר גדול מהדוא'ל עצמו.

ברט מקיי: אני מתאר לעצמי ... אז אחת המטרות של זה, אם זה סוג של פילוסופיית שמחת הניצוץ, הפילוסופיה המסודרת הזו, אז אתה פשוט עושה את זה פעם אחת, ואתה בעצם לא צריך לעשות את זה שוב אם אתה לא צריך . באמצעות דוא'ל אנו נרשמים לדברים כל הזמן. זה יכול להיות מקום מצוין לראות בו: 'מאיפה אני מקבל את הדוא'ל החוזר הזה שאני אפילו לא צריך?' ולבטל את הרישום לאלה, כך שלא תקבל אותם יותר.

סקוט סוננשיין: כן, אני חושב שזו אחת ההמלצות שלנו, שבאותה תקופה ממש התרגשת מרשימות הדוא'ל האלה. כנראה ששכחת כמחצית מרשימות הדוא'ל אליהן נרשמת. אתה יכול לעבור את התהליך של ביטול הרישום ממש מכל אחד מהם ואז לומר, 'אוקיי, האם אני באמת רוצה להירשם אליו מחדש? האם הרשימה הזו באמת מעוררת שמחה? ' ואז קדימה והירשמו מחדש לאלה. ומה שתבינו זה שתעסיקו יותר עם ההודעות שחשובה לכם כי שאר תיבת הדואר הנכנס שלכם לא עמוסה בחבורת דברים שממש לא רוצים לקרוא.

ברט מקיי: מה עם הסמארטפון שלך? מה הבעיה הגדולה שם בסמארטפונים שלנו עם עומס?

סקוט סוננשיין: טוב, אני חושב שעם סמארטפונים זה בעיקר אפליקציות. אנו נוטים להוסיף בממוצע 12 אפליקציות לחודש לטלפונים שלנו, אך אנו מוחקים רק 10 מהן. כל כך מתמטיקה פשוטה אומרת לנו שעם הזמן יהיו לנו יותר ויותר אפליקציות בטלפון. וזה לא כל כך הרבה כוח הסוללה או שטח האחסון שהם תופסים. זה באמת רק הנדנוד והצפצוף המתמיד והסחת הדעת של אלה. אז העצה היא שיהיו רק אפליקציות בטלפון שלך, ששוב, נחוצות, מועילות לאותו עתיד משמח או לעורר שמחה. וכמה שיותר שאתה יכול להשתיק את ההודעות, לכבות את ההודעות, כך שאתה שולט מתי ברצונך לעסוק במידע. אחרת הטלפון יהיה שולט במה שאתה עושה. ואתה די רואה את זה כמו שאתה בסביבה, ואתה רואה אנשים אחרים ואתה רואה את הטלפון שלהם מצפצף. וזה כמעט כאילו יש להם את התגובה הביולוגית היצרית הזו שבה הם קופצים כאילו משהו חשוב לא יאומן קורה בטלפון שלהם. וייתכן שזו רק העובדה שבפייסבוק חברם פרסם שהם היו בחנות הסופגניות.

ברט מקיי: ימין. ובכן, אז מקום אחר שבו הבלאגן יכול להסתיים, אנחנו לא חושבים לאן העומס יכול להגיע, הוא לוח השנה שלנו, לוח הזמנים שלנו. אז איזה סוג של פעילויות אנו מוצאים בדרך כלל העמוס בימינו שפשוט מקשים עלינו לעשות דברים?

סקוט סוננשיין: ובכן, כך בספר, אנו מדברים על סוג זה של מעמד חדש או דרך חשיבה חדשה על חותך, שהוא עומס פעילות, שהוא באמת עושה דברים שלא עושים שינוי. והרבה פעמים, בסופו של דבר אנחנו מסתבכים בפעילות כמו הסחת דעת מהעבודה שממש אכפת לנו ממנה. אז אנחנו לא רוצים לעשות את העבודה החשובה יותר, אולי זה לעבוד על פרויקט קשה או לנהל שיחה קשה, לא משנה מה זה יכול להיות, אז בסופו של דבר אנחנו פשוט מרימים פעילויות צדדיות כמו הסחת דעת. דוא'ל הוא אחד מאותם הסחות דעת. זה בהחלט לא הסחת הדעת היחידה. לכן, עם עומס פעילויות, עלינו להיזהר כי זה באמת מוריד אותנו מהעבודה שאנחנו צריכים לעשות, וזה, בתקווה, מביא לנו הרבה שמחה בעשייה. אז מה שאנחנו רוצים לעשות במונחים של הימנעות מעומס פעילות זה, שוב, לחשוב על המטאפורה ההיא של איך זה יהיה להביא את הדברים הפיזיים שלך למרחב אחד, אתה באמת רוצה לעשות את אותו הדבר עם הזמן שלך ולהפוך את מה שאנחנו מכנים ערימת משימות, שהיא ערימה של ... יכולות להיות קלפי אינדקס של כל הדברים שאתה עושה בשבוע וסוג של לראות איך אתה באמת מבלה את הזמן שלך, והאם יש דברים שאתה עושה שלא באמת עושה את ההבדל.

ומה שרוב האנשים מוצאים כאשר הם עוברים את התרגיל הזה הוא שיש הרבה דברים שהם יכולים לחסל. זה יכול להיות דו'ח שאתה מייצר שאף אחד לא קורא לעולם, וכולם במשרד, כולם במקום העבודה, יודעים שאף אחד לא קורא את הדו'ח הזה, עדיין, תמיד עשית את זה. או שיש מצגת שאתה נותן כדי להודיע ​​על החלטה שכבר התקבלה. או הפגישה השבועית שפשוט מתקיימת כל הזמן כי זה יום שני בשעה 3:00, ותמיד קיימנו ישיבה ביום שני בשעה 3:00. אז זו באמת טכניקה להיות הרבה יותר מכוון עם האופן שבו אתה מבלה זמן, וכדי שאנשים יבינו שכשאתה אומר לא לדברים, אתה מפנה מקום לומר כן לדברים החשובים יותר.

ברט מקיי: אוהב את זה. אז מקום אחר שנוכל לבטל בו הן החלטות. אז מה קורה שם? איך נצבר עומס החלטות?

סקוט סוננשיין: ובכן, עם החלטות, יש בעצם שני סוגים של בלאגן. יש החלטה שאנחנו מקבלים יותר מדי החלטות מכפי שיש לנו את היכולת לקבל. יש אומדנים שונים לכך. אנחנו מקבלים הרבה החלטות באופן לא מודע, אבל יש אנשים שמתייחסים למספר בכ -10,000 החלטות ביום אחד, שזה רק מספר אסטרונומי. האתגר השני שיש לנו הוא שבתוך כל החלטה נתונה, בסופו של דבר יש לנו הרבה יותר אפשרויות מאשר האופטימליות. אז אתה יכול לחשוב על זה כשאתה פשוט הולך לחנות המכולת ואתה רואה 50, 100 זנים שונים של דגני בוקר, שנוטים גם להכריע את המוח. אז מה שאנחנו רוצים לעשות כשאנחנו מסדרים את ההחלטות שלנו הוא להתמקד בהחלטות ההימור הגבוהות שישפיעו ביותר, ולנסות או לבטל, למיקור חוץ או להאציל החלטות שיש להן סכום נמוך יותר. יש החלטות שנוכל להפוך לאוטומטיות. יש החלטות שאנחנו באמת לא צריכים לבזבז זמן על המחשבה, איזה מותג נייר מכונת צילום אנו רוצים, איזה סוג גופן אנו רוצים להעלות על המצגת, במקום זאת, להתמקד בתוכן הדברים בדוח זה או בחומר של המצגת. אלה החלטות שחשובות הרבה יותר.

ברט מקיי: וזה נשמע כשאתה מבטל את המרחב הפיזי שלך, או אפילו את המרחב הדיגיטלי שלך, אתה גם מסיר החלטות תוך כדי?

סקוט סוננשיין: כן, לא, בהחלט, ואתה מפתח יכולת לקבל החלטות טובות יותר מכיוון שאחד הדברים עם סידור הוא ... אנשים מדברים על היתרונות של, על השמחה שהיא מביאה לך, או על כמה זה מסודר לך, אבל זה זה כמו להחזיק לעצמך מראה גדולה. זה מטבעו תהליך של גילוי עצמי שבו אתה מסתכל על עצמך במראה ושואל מה הדברים שאני עומד עליהם, מי אני, איך אני באמת מבלה את הזמן שלי? וזה תהליך הגילוי העצמי שעוזר בהיבטים אחרים של חייך, ובוודאי קבלת החלטות, הוא דוגמה מצוינת למקום בו זה עוזר.

ברט מקיי: אז עצה נפוצה שאתה רואה בספרות העסקית, בין אם זה בבלוגים או בספרים או במאמרי מגזינים, שעליך להגדיל את הרשת שלך כדי שתוכל להתקדם. אבל אתה קובע את המקרה הזה שבזבזת את כל הזמן הזה בבניית הרשת שלך, אתה בעצם פשוט בונה הרבה בלאגן, ולעתים קרובות זה לא נותן פרי רב. למה?

סקוט סוננשיין: ובכן, יש להבחין שעלינו לעשות בין רשת גדולה לרשת גדולה של אנשים שאכפת להם מאיתנו ולמי שאכפת לנו, כי פשוט יש להם רשת גדולה של אנשים שלא אכפת לנו מהם ושלא דואגים להם לא אכפת מאיתנו לא תהיה רשת שתועיל כשאנחנו זקוקים למידע, אנחנו זקוקים לייעוץ, אנחנו צריכים דברים אחרים. אז מה שאנחנו רוצים לעשות זה שאנחנו רוצים להתמקד בפיתוח קשרים איכותיים יותר בניגוד לכמות. אז אני מניח שהכלל הכללי כאן הוא פשוט להפסיק להתאהב בגודל ולהתמקד באיכות. מחקרי המוח ומדעי המוח מראים שאנו יכולים להתמודד עם כ -150 קשרים משמעותיים בלבד. מחוץ לזה, אנחנו פשוט לא יכולים לעקוב אחרי זה. אז אנחנו רוצים להתמקד באיכות, ולמה שאני מתכוון באיכות, האם מדובר בקשרים שאנחנו מרגישים שאנחנו יכולים להיות פגיעים איתם, עם מי אנו מחפשים באופן פעיל לנסות לעזור, ובתמורה, אנו מנסים לעזור לנו בחזרה .

ברט מקיי: אז, רגע, איך אתה מתמקד בבניית אותו קשר באיכות גבוהה? האם אתה חושב שזה פשוט קורה באופן טבעי? זאת אומרת, זה המקום שלי ... היה הניסיון שלי. אני מרגיש שכשניסיתי להתקשר באופן יזום, זה נושא מעט פירות, אבל מדי פעם אני יכול פשוט על ידי ביצוע העבודה שאני עושה, אני נתקל באנשים ששנינו מוצאים תועלת הדדית ושנינו ... הנאה ממערכת היחסים.

סקוט סוננשיין: כן, אני חושב שיש המון דרכים לבנות מערכות יחסים איכותיות, אבל דרך תהליך טבעי בניגוד להיות במסיבות קוקטיילים, ואני רק צריך לומר, זה אחד הדברים שאני הכי שונא זה ללכת למסיבת קוקטייל. כמופנם, זוהי אחת הסביבות הגרועות ביותר עבורי להיות בה. אז משם מגיעה ההטיה שלי, אך נדיר מאוד לבנות קשר משמעותי בצורה כזו. בהחלט, אם יש לך עניין משותף עם מישהו, תשוקה משותפת לעשות משהו, זה הרבה יותר קל. אני חושב שהטריק כאן הוא באמת להיות נוכח במערכת היחסים, ולכן משך הזמן שלוקח לך לכתוב, נניח, הערה בכתב יד למישהו לעומת משך הזמן שיכול לקחת לייק לפוסט בפייסבוק, או ל, אתה יודע, לתת אגודלים על פוסט בלינקדאין. זאת אומרת, אלה חוויות שונות מאוד, וסוג הפייסבוק והלינקדאין וכל המדיה החברתית נתקלים באמת, פשוט מאוד חטופים ולא מאוד משמעותיים. כלומר, למעשה, יש להם הודעות מאוכלסות מראש שתוכלו לשלוח בלינקדאין. אז אם מישהו מקבל קידום, ואתה יכול פשוט ללחוץ על כפתור ולהגיד מזל טוב. כלומר, ככה לא באמת בונים חיבור.

אתה יכול לדמיין מה זה יהיה אם במקום זאת תכתוב לאותו דוא'ל מותאם אישית או אפילו פתק בכתב יד המציע ברכות מאוד ספציפיות ואמיתיות, לעומת פשוט לחיצה על כפתור. אז זה הדבר הראשון, זה להיות באמת נוכח ולא לעשות רק את המינימום, אלא לגלות עניין אמיתי במישהו כי זה הבסיס לחיבור טוב. הייתי אומר שדבר אחר שאתה יכול לעשות זה פשוט לעזור לאנשים, זו דרך נהדרת להתחיל מערכת יחסים היא לעשות את הצעד הראשון ולעזור להם לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם, או לפתור בעיה בחייהם. זה בונה אמון ושאמון נוטה להיות מוחזר במערכות יחסים. אם זה לא, זה אות בשבילך שזה כנראה לא מישהו שאתה רוצה ליצור איתו קשר איכותי. אך אם כן, אמון זה נוטה להתגבר עם הזמן, ומקל על המעבר להיבטים עמוקים יותר של מערכת היחסים.

ברט מקיי: זה נשמע כמו מה שאתה ומארי עשית, נכון. היא הושיטה את ידך אליך, היה לך כאילו את אותם תחומי העניין. וזה מה ... יש לך ספר ביחד עכשיו.

סקוט סוננשיין: כן בדיוק. בְּדִיוּק.

ברט מקיי: אז הנה משהו שלדעתי אנשים ישמחו לסדר, פגישות. כולם ... אף אחד לא אוהב פגישות. אבל יש לנו ... לפעמים אנחנו צריכים לקיים פגישות. אז איך נסדר אותם? כיצד נוכל להבין מתי עלינו בהחלט לקיים פגישה? ואז כאשר יש לנו פגישות אלו, כיצד נוכל להפוך אותן ליעילות מבלי לבזבז זמן רב בפגישה?

סקוט סוננשיין: כן, זאת אומרת, אני חושב שכשאני מדבר עם אנשים, ואני רואה זאת גם במחקר שלי, האם פגישות הן הדבר שאנשים פשוט מבזים. וזה, כולם בחדר, אף אחד לא רוצה להיות שם. אף אחד לא מרגיש שמשהו נעשה. עם זאת אנו יכולים לבלות עד שליש מימינו בפגישות. זאת אומרת, זה פשוט, אתה יודע, אחד הדברים האלה ששונאים אותו באופן אוניברסלי, אבל גם עושים אותו באופן אוניברסלי. אז השאלה היא, ובכן, איך הגענו למצב הזה? ואני חושב שזה מקום התחלה טוב כי זה עוזר לנו לפתור את הבעיה. ואני אומר, חלק מזה הוא כשאנחנו נכנסים לקריירה שלנו, אנחנו הופכים להיות חלק מהבעיה. ומה שאני מתכוון בכך הוא, שאנחנו מפתחים כמעט תחושה של פגישה עם FOMO, התחושה שאם לא הזמינו אותי לפגישה זו, זה אומר שאני לא חשוב, או שלא מעריכים אותי, או שאני ' אני לא הולך להתקדם בקריירה שלי. אז אנחנו ממהרים ומטפשים כדי להזמין אותנו לפגישות נוספות, למרות שאנחנו יודעים שאנחנו לא נהנה מהם, והם לא הולכים להיות פרודוקטיביים.

וכך זהו, זה סוג של האירוניה של מה שקורה עם פגישות. אז אני חושב שמה שאתה רוצה לעשות זה להתמקד באותן פגישות בהן אתה מרגיש שאתה יכול לתרום את המרב. ואתה יודע, לפעמים פשוט אין לך ברירה. כלומר, אנחנו עובדים אצל מפקחים ובוסים, והם עשויים להורות עלינו ללכת לפגישה. ואני חושב שאנשים מזלזלים בכמה סוכנות וחופש שיש להם, ומבינים שלנהל שיחה, שיחה דיפלומטית אם זה השימוש הכי פרודוקטיבי בזמנכם או לא, אני חושב שאנשים לא ששים לנהל את השיחה הזו. אבל שוב, אם אתה חושב על התפקיד של המנהל, שהוא לעזור לייעל את המשאבים, אותו אדם שהוא או היא לא רוצים שתבזבז את זמנך אם לא כדאי לך להיות שם. ולכן אני לא חושב שאנשים צריכים להתעצבן על קיום השיחה הזאת. כשאתה מוזמן לפגישה, הייתי אומר, אתה יודע, תחילה בקש סדר יום. אם למארגן אין אג'נדה, זה כנראה סימן גרוע באמת, אולי תרצה להציע בנימוס או שמפקח יציע בנימוס שהם ישלחו פגישה כדי להראות שזה המבנה של האופן בו אנו רוצים להתפתח. זו המטרה שלנו.

אם יש לך פגישה, למשל, שנועדה רק להפיץ מידע, להפיץ מידע, בניגוד לייצור דיון, או לקבל החלטה, אתה לא באמת זקוק לפגישה. כדי שניתן יהיה להכניס מידע להודעה, למייל קצר, ניתן להכניס אותו לסרטון, אינך צריך שיהיו כולם בחדר בזמן ספציפי כדי להפיץ מידע בלבד. אבל קבלת החלטות או יצירת רעיונות חדשים, אלה הם באמת מה שטוב לפגישות. אז אני חושב שבקשת סדר יום היא חלק גדול ממנה, לוודא שיש מטרה ברורה בסוף הפגישה, זה מה שאנחנו רוצים לעשות. חשוב גם שיהיו האנשים הנכונים בחדר. אתה באמת לא יכול לקיים פגישה יעילה, אם המספר עובר יותר מ 10. פשוט לכולם קשה להישמע, כולם מרגישים שדעותיהם חשובות ונחשבות. אז אתה רוצה לשמור על המספרים, אתה יודע, 10 או פחות. אתה רוצה לקבל ציר זמן. כלומר, טווחי תשומת הלב שלנו הולכים וקצרים יותר ויותר. אז כשאתה הולך יותר מ 60 דקות, זאת אומרת, אתה כבר דוחף את זה ב 60 דקות. אז אל תלך יותר מ -60 דקות. אני חושב שזה גם חשוב.

ומצא דרך לסכם את מה שדיברת עליו בפגישה, ולנסות לומר, 'בסדר, ובכן, זה מה שהחלטנו, או שזה הרעיונות שהפקנו,' כדי לא רק לגבש את מה שהפגישה הושלמה, אבל גם כדי לאותת לאנשים שאומרת, 'היי, אתה יודע מה, לא כל פגישה חייבת להיות גרועה, והבעיה היא לא שהפגישות גרועות. הבעיה היא שהישיבות אינן מאורגנות. וכאשר הם מתארגנים, הם יכולים להיות כלים יעילים מאוד לביצוע העבודה. '

ברט מקיי: אני אוהב את הרעיון בדיוק כמו לנקות את כל פגישות ההסברה, כי הייתי בארגונים שהמנהל שם רצה לעשות, או שהאחראי רצה פשוט לקיים פגישות, שם אתה מבלה שעה שבה כל אדם פשוט ממיין של דיווחו מה קורה. וזה כמו, 'איך זה לא יכול היה להיעשות באימייל?'

סקוט סוננשיין: זאת אומרת, איזה בזבוז זמן, אם אתה חושב כמה יקר זה מבחינת אנשים וזמן, כשכולם רק היו יכולים לתרום לחלוק את המסמך בכונן, להקדיש את שתי הדקות שלהם לעדכון, ו כולם יכלו להקדיש חמש או עשר דקות לקרוא הכל ולקבל את אותה כמות המידע. אבל פגישות עבור אנשים מסוימים הן יותר כלי פוליטי, והן הופכות להיות דרך להראות, 'היי, תראה, אני חשוב כי הפגישה שאני מנהל, תראה כמה אנשים כאן, או, תראה באיזו תדירות אנחנו נפגשים.' אבל המציאות היא, האם אתה פשוט הורג את השמחה מכל מי שהולך.

ברט מקיי: ובכן סקוט, לאן אנשים יכולים ללכת ללמוד עוד על הספר ועל עבודתך?

סקוט סוננשיין: המקום הטוב ביותר הוא האתר שלי שהוא www.scottsonenshein.com, וזה SCOTT, SONENSHEIN, ואתה יכול להוריד קצת מידע על כל אחד מהספרים Stretch and Joy at Work, ותוכל גם לקבל כמה חינמיות מבחינת אני ' יש לי חידון שם למעלה, יש לי כמה מדריכי דיון בספרים, כמו גם כמה מאמרים שכתבתי על רעיונות אלה במגוון מגזינים שונים.

ברט מקיי: נפלא, ובכן, סקוט סוננשיין, תודה רבה על זמנך. זה היה תענוג.

סקוט סוננשיין: שוב תודה רבה על כך שיש לי אותי.

ברט מקיי: האורח שלי שם היה סקוט סוננשיין. הוא המחבר המשותף של הספר שמחה בעבודה. זה זמין באתר amazon.com ובחנויות ספרים בכל מקום, תוכלו למצוא מידע נוסף על עבודתו באתר שלו, scottsonenshein.com. בדוק גם את הערות המופע שלנו בכתובת aom.is/workdeclutter, שם תוכל למצוא קישורים למשאבים, אנו מעמיקים בנושא זה.

ובכן, זה עוטף מהדורה נוספת של פודקאסט ה- AOM. היכנס לאתר האינטרנט שלנו בכתובת artofmanliness.com, שם תוכל למצוא את ארכיוני הפודקאסט שלנו עם אלפי מאמרים שכתבנו לאורך השנים על כמעט כל דבר שאתה יכול לחשוב עליו. ואם ברצונך ליהנות מפרקים ללא תשלום של פודקאסט AOM, תוכל לעשות זאת ב- Stitcher premium, עבור אל stitcherpremium.com, הירשם, השתמש בגבריות קוד בקופה למשך תקופת ניסיון בחינם בחודש. לאחר ההרשמה, הורד את אפליקציית Stitcher ב- Android iOS ותוכל להתחיל ליהנות מפרקים ללא תשלום של פודקאסט AOM שם. ואם עדיין לא עשית זאת, אודה לך אם היית לוקח דקה לתת לנו ביקורת על פודקאסטים של אפל או על סטיצ'ר, זה עוזר מאוד. אם עשית זאת כבר, תודה. אנא שקול לשתף את ההצגה עם חבר, או בן משפחה שלדעתך יפיק ממנו משהו. כמו תמיד, תודה על המשך התמיכה. עד הפעם הבאה שזו ברט מקיי, שתזכיר לך לא רק להאזין לפודקאסט AOM, אלא להוציא לפועל את מה ששמעת.